Bir müşteri, birbiriyle kullanılmak üzere hazırlanmış üç parçalı bir set satın alır. Sipariş toplanırken parçalardan birinin rafta görünmesine rağmen bulunmadığı anlaşılır; diğer ikisi hazırdır. Mağaza bu noktada bütün siparişi bekletebilir, müşteriden onay alarak eşdeğer bir parçayı önerebilir ya da hazır parçaları ayrı gönderip eksik parçayı daha sonra tamamlayabilir. Her seçenek farklı stok, fiyat, teslimat ve müşteri bilgilendirme adımı doğurur. E-ticaret sitesi bu kararı sessizce vermemeli; işletmenin seçtiği kurala göre durumu ve müşterinin onayını doğru taşımalıdır. Bu rehber Fenerbahçe’deki belirli bir mağazayı, stok durumunu veya müşteri olayını anlatmaz.

Buradaki ihtiyaç, ayrı ayrı satılabilen ürünlerden oluşan tek bir satın alma setinin sipariş hazırlama istisnalarıdır. Ürün veri modelinde set ve bileşen ilişkisi kurmak temel bir başlangıçtır; burada ise sipariş alındıktan sonra bir parça eksik, hasarlı veya başka depoda çıktığında kimin ne yapacağına odaklanıyoruz. Müşteri seti hangi parçalarla alacağını bilir; ekip de hangi seçeneklerin hazır, beklemede veya onay gerektirdiğini görür. Bileşen kodlarının ve stok ilişkilerinin tasarımı için ürün, varyant ve stok rehberini ayrıca inceleyebilirsiniz.

Bir set siparişiyle tek tek ürün satışını ayırın

Set sayfasında müşterinin aldığı şeyin adı, içeriği, miktarı ve varsa seçilebilir parçaları anlaşılır olmalıdır. Sepet özeti “bir ürün” deyip bileşenleri saklıyorsa müşteri hangi parçaların geleceğini doğrulayamaz. Buna karşılık her bileşeni bağımsız bir satın alım gibi göstermek, setin tek bir ticari teklif olarak verildiği durumda toplamı ve sipariş durumunu karıştırabilir. Tasarım, setin bir ana sipariş kalemi olduğunu, içindeki bileşenlerin ise hazırlama ve stok kontrolünde ayrı izlenebildiğini gösterebilir.

Set hazır değilse satılabilirliği ve rezervasyonu gözden geçirin

Setin satılabilirliği yalnızca “set” kaydında görünen bir sayıya bağlanırsa, bileşenlerden biri azaldığında ekranda kalan miktar gerçeği yansıtmayabilir. Örneğin her set bir ana ürün, iki bağlantı parçası ve bir kılıf gerektiriyorsa, hazır set sayısı her parçanın kullanılabilir miktarıyla karşılaştırılmalıdır. Bu hesaplama ve hangi sistemin son sözü söyleyeceği altyapıya göre belirlenir. Satılabilir stok ve senkronizasyon rehberi ana stok kaynağı, ayrılmış miktar ve kanal güncellemeleri gibi temel soruları ayrıntılandırır.

Sipariş geldiğinde işletmenin hangi aşamada bileşenleri ayırdığı da net olmalıdır. Ödeme bekleyen sepette geçici ayırma yapmak, onaylanmış siparişte stok düşmek veya toplama listesinde fiziksel ürünü işaretlemek farklı iş kurallarıdır. Aynı bileşen başka ürünlerde de satılıyorsa, iki müşteri için aynı son birimi ayırmamak gerekir. Site tasarımı ekipten bu kararı almalı; rezervasyon ve iptal davranışını denemeli, işletme adına süre veya satış garantisi uydurmamalıdır.

Toplama sırasında eksik bileşen bulunduğunda seçeneği belirleyin

Çalışan seti hazırlarken eksik parça fark ederse siparişin durumunu hemen “hazır” yapmamalıdır. Önce bileşen başka bir depoda mı, sayım farkı mı var, kalite kontrolünde mi bekliyor, yoksa gerçekten tükendi mi soruları işletmenin kayıtlarından doğrulanır. Bu doğrulamayı yapacak rol ve izin verilen süre mağaza tarafından kararlaştırılır. Site, “hazırlanıyor” ile “bir bileşen için karar bekliyor” durumlarını ayırabilir. Böylece destek ekibi müşteriye yanlış teslim sözü vermeden neyin çözüleceğini bilir.

Eksik bileşende üç temel yol değerlendirilebilir. Birincisi setin tamamı hazır olana kadar siparişi bekletmek; ikincisi müşteriye kabul edebileceği bir alternatif sunmak; üçüncüsü hazır parçaları göndermeyi ve eksik parçayı daha sonra tamamlamayı teklif etmektir. Her mağazanın üç yolu da sunması gerekmez. Hangisinin gerçekten yapılabildiği, ek taşıma veya ücretin nasıl ele alınacağı ve müşterinin yanıt vermemesi durumunda ne olacağı önce işletme tarafından tanımlanmalıdır.

İkameyi mağaza kararı değil, açık müşteri seçimi yapın

Benzer isimli veya aynı işlevi gördüğü düşünülen bir parça müşterinin onayı olmadan değiştirilmemelidir. Renk, ölçü, malzeme, uyumluluk, garanti veya paket içeriği farklı olabilir. Mağaza alternatif sunacaksa müşteriye mevcut bileşeni, önerilen bileşeni ve aralarındaki önemli farkı gösterir; varsa fiyat değişikliğini açıklar. Müşteri kabul ederse seçimi siparişe kaydedilir; reddederse önce belirlenen bekletme, gönderim veya iptal yoluna dönülür. Öneri gönderilmesi, ikamenin kabul edildiği anlamına gelmez.

İşletme alternatif listesini doğrulamış olmalıdır. Site benzer ürünlerden kendi kendine uygunluk çıkaramaz; teknik olarak uyumluluk gerekiyorsa bunu yetkili ürün sorumlusu onaylar. Müşteriye seçenek sunulamıyorsa bu da dürüstçe belirtilir. Kişinin karar verebilmesi için yanıt süresi ve yanıt gelmediğinde uygulanacak politika anlaşılır olmalıdır. Belirsiz bir “setiniz güncellendi” bildirimi yerine, hangi kalemin ne durumda olduğu gösterilmelidir.

Parçalı gönderide tek siparişi ve paketleri birlikte gösterin

Hazır parçaları önce göndermek, müşteri için işe yarar bir seçenek olabilir; ancak bir siparişin birden çok pakete bölünmesi ayrı hazırlık ve takip işleri doğurur. Müşteri toplamda hangi parçaları alacağını, hangisinin sonraki gönderiyi beklediğini ve her paketin ne zaman taşıyıcıya verildiğini ayırt edebilmelidir. Siparişin ana durumu “kargoda” diye tekleştirilirken eksik bileşen hiç görünmüyorsa beklenti bozulur. Bir sipariş numarası altında paketler ayrı kayıtlanabilir; kullanılan yapı gerçek kargo entegrasyonu ve işletme süreciyle doğrulanmalıdır.

Bir paketin etiketi oluşturulmuş olması taşıyıcının ürünü aldığı veya teslim ettiği anlamına gelmez. Her paketin hazırlama, etiket, taşıyıcı kabulü ve teslim olayları doğru kaynaktan güncellenmelidir. Bu nedenle set sevkiyatını, genel teslimat takibinden ayırmadan ama onun yerine de geçirmeden tasarlayın. Kargo entegrasyonu rehberi etiket üretimiyle taşıma ve teslim durumlarının nasıl ayrı düşünülmesi gerektiğini açıklar.

Set fiyatı, indirim ve sonradan yapılan düzeltmeleri açıklayın

Set fiyatı tek tek bileşen fiyatlarının toplamından farklı olabilir; bu fark bir ticari tercihtir ve müşteriye gerçek koşullara göre anlatılmalıdır. Kupon, dönemsel kampanya, bileşen değişimi veya kısmi gönderim toplamı etkiliyorsa sipariş özetinde neyin değiştiği gösterilir. İndirim bileşenlere mi, sete mi, yoksa tüm sepete mi bağlıdır? Bu kuralı e-ticaret yazılımı kendiliğinden seçmemeli; işletme kararını ve varsa muhasebe/vergisel değerlendirmeyi yetkili uzmanlar doğrulamalıdır.

Bir bileşen çıkarılır, alternatifle değiştirilir veya ayrı gönderilirse kalan tutarı hangi sırayla hesaplayacağınızı önceden belirleyin. Müşteri onayı gereken fiyat farkı varsa sistem, kabul edilmeden siparişe işlenmiş gibi göstermemelidir. İade veya ek tahsilat kararı verilecekse tamamlanma bilgisi ilgili ödeme ve sipariş kayıtlarından doğrulanır. Fiyat hesabı için genel bir formül vaat etmek yerine, mağazanın gerçek fiyatlama ve kampanya kurallarıyla temsil edici test yapılması gerekir.

Testi yalnızca sorunsuz siparişle sınırlamayın

Örnek setlerle şu görevleri deneyin: bütün bileşenler hazır; bir bileşen başka depoda; bir bileşen eksik; alternatif kabul edildi; alternatif reddedildi; müşteri yanıt vermedi; iki parça birlikte, biri sonra gönderildi; kuponlu siparişte bileşen değişti. Her görevde müşterinin gördüğü sepet ve özet, depo hazırlık listesi, stok hareketi, ödeme tutarı ve paket durumunu birlikte karşılaştırın. Kişisel gerçek müşteri verisi yerine test kaydı kullanın. Sonuç yalnızca ekran görüntüsü değil; hangi rolün hangi kararı verdiğinin ve hangi kaydın güncellendiğinin de anlaşılır olmasıdır.

Sipariş iptal edilirse ayrılmış bileşenlerin stokta nasıl yeniden açılacağını, yalnız bir paket gönderildiyse kalan kısmın nasıl kapanacağını ve iade talebinin kimin tarafından değerlendirileceğini belirleyin. Kısmi iade veya ürün değişimi her projede aynı politika değildir. Sistem bir hata verdiğinde siparişin bir kısmı güncellenip diğer kısmı eski kaldı mı, aynı eylem yinelenirse stok iki kez değişiyor mu gibi durumlar kabul senaryosuna eklenebilir. E-ticaret yayın testi rehberi bu tür iş akışlarının kontrollü test ortamında değerlendirilmesi için yardımcı olur.

Proje kapsamını karar ve yazılım işi diye ayırın

E-ticaret yazılımı ekibi; set içeriğini ve bileşen durumlarını gösterecek ekranları, izinli karar adımlarını ve sipariş/paket özetini geliştirebilir. Hangi bileşenin ikame edilebileceği, setin ne zaman bekletileceği, ek gönderim maliyetini kimin üstleneceği ve hangi indirimin geçerli olacağı işletme kararlarıdır. BiKreatif’in E-Ticaret Yazılımı ve Entegrasyon hizmeti kapsamında, önce gerçek satış ve hazırlık örneklerini konuşup hangi işlevlerin hazır, hangilerinin özel geliştirme gerektirdiğini ayırabilirsiniz. Bu yazı Fenerbahçe’deki bir işletmede yapılmış çalışmayı veya yerel ofisi iddia etmez.

İlk görüşmeye birkaç temsili set, bileşen listesi ve eksik parça halinde tercih edilen seçenekle gelin. Hangi istisnaların ilk sürümde destekleneceğini ve kabul ölçütlerini yazılı belirleyin.

Sık sorulan sorular

Set içindeki parçalar ayrıca satılıyorsa tek stok mu tutulmalı?

Bu, mağazanın önceden paketlenmiş set mi tuttuğuna, sipariş geldiğinde parçaları mı birleştirdiğine ve aynı parçaların başka ürünlerde de kullanılıp kullanılmadığına bağlıdır. Her bileşenin nerede sayıldığını, sipariş sırasında nasıl ayrıldığını ve set adedinin hangi kaynaktan hesaplandığını belirleyin. Teknik modelleme bu yazının kapsamı dışındadır; ürün veri modeli rehberindeki ayrımı proje ekibiyle birlikte değerlendirin.

Setteki bir parça tükendiğinde diğer ürünleri göndermek mümkün müdür?

Ancak mağaza bu seçeneği gerçekten sunuyor ve müşteri toplam içeriği, kalan gönderi ile olası ek masrafları anlayıp kabul ediyorsa düşünülebilir. Site bunu varsayılan yapmamalı; bekletme, müşteri onaylı parçalı gönderi veya başka bir çözüm arasından işletmenin politikasını göstermelidir. Kalan parçanın ne zaman gönderileceği doğrulanmadıysa kesin tarih sözü verilmemelidir.

Eksik parçanın yerine benzerini gönderebilir miyiz?

Benzer görünmek aynı işlev, ölçü, kalite veya uyumluluk anlamına gelmez. Mağaza ikamenin uygunluğunu yetkili ürün sorumlusuyla doğrulamalı, müşteriye farkları ve varsa fiyat değişimini sunmalıdır. Müşteri kabul etmeden setin içeriği değiştirilmiş sayılmamalıdır. Alternatif yoksa işletmenin belirlediği bekletme veya iptal yolu anlatılır.

Müşteri ikame teklifine yanıt vermezse sipariş ne olur?

Yanıtsızlığın sonucu proje geliştirilmeden önce mağaza tarafından kararlaştırılmalıdır. Sipariş beklemede tutulabilir, belli bir süre sonra destek ekibine aktarılabilir veya gerçek iade politikasına uygun başka bir yol izlenebilir. Sistem müşterinin yanıt vermemesini kabul olarak yorumlamamalıdır. Bildirimde hangi parçanın karar beklediği ve müşterinin nasıl yanıt vereceği açık kalmalıdır.

Bir seti iki ayrı pakette göndermek müşteri ekranında nasıl anlatılmalı?

Ana sipariş altında her paketin hangi bileşenleri içerdiği, hangi gönderi durumunda olduğu ve henüz gönderilmeyen parçaların hangileri olduğu ayrıştırılabilir. Taşıyıcı bilgisi yalnız gerçekten oluştuğunda gösterilmeli; etiket ile taşıyıcı kabulü aynı olay gibi sunulmamalıdır. İşletmenin iki paketli siparişi takip edebilmesi de tasarım ve entegrasyon kabul testine dâhil edilmelidir.

Kuponlu bir sette bileşen değişince indirim nasıl korunur?

İndirimin set, tek tek parçalar veya sepet toplamı üzerinden hesaplanması mağazanın kampanya kuralıdır. Değişiklik indirim koşulunu etkiliyorsa yeni toplam müşteri onayından önce gösterilmeli ve kabul edilmeden kesinleşmiş gibi görünmemelidir. Kuralın muhasebe ve fatura tarafındaki etkisi ilgili işletme uzmanlarıyla doğrulanmalıdır; her platformda aynı otomatik hesaplama bulunduğu varsayılmamalıdır.

Bir bileşen farklı depodan geliyorsa ayrı stok eşiği gerekir mi?

Önce her deponun hangi bileşeni fiilen hazırlayabildiği ve miktarının hangi kayıtla güncellendiği anlaşılmalıdır. Setin tamamı için satılabilir miktar hesaplanacaksa bileşenlerin hazır olma ve ayırma kuralları birlikte değerlendirilir. Bu tek bir evrensel formül değildir. Kullanılan stok kaynağı, depo işleyişi ve sipariş senaryoları teknik incelemede doğrulanmalıdır.

Bu akışın test edildiğini nasıl kabul edebiliriz?

Normal ve istisna örneklerini müşteri ekranı, yönetim görünümü, stok hareketi, ödeme özeti ve paket durumuyla birlikte izleyin. Her testte beklenen sonucu önceden yazın; örneğin eksik parça bulunduğunda siparişin beklemede kalması ve müşteriye yalnız onay talebi gitmesi. Sorun bulunursa hangi rolün düzelteceği belirlenip aynı görev yeniden denenmelidir. Böylece yalnız sayfanın açılması değil, setin doğru hazırlanması değerlendirilir.